По статистике, свидетельствование копий документов составляет примерно половину от общего количества совершенных нотариальных действий. По мнению большинства людей, свидетельствование копий считается действием несложным. Такое отношение вызвано тем, что это нотариальное действие воспринимается как простое сличение копии с подлинником документа и не более. В действительности же нотариус должен обладать знанием многочисленных нормативных актов, регулирующих порядок оформления того или иного документа, а также ориентироваться в вопросах делопроизводства различных органов, в компетенцию которых входит выдача свидетельствуемых документов. О тонкостях такого нотариального действия как свидетельствование копий нашим читателям рассказывает нотариус Гиагинского нотариального округа Нотариальной палаты Республики Адыгея Александр Петрович Шаров.
Гражданин (владелец документа) или по его поручению другое лицо вправе обратиться к нотариусу с просьбой о свидетельствовании верности копии документа.
Нотариусы свидетельствуют верность копии документов при условии, что эти документы не противоречат закону и имеют юридическое значение (ст. 77 Основ законодательства о нотариате). Противоречащими закону признаются документы, имеющие противозаконное содержание либо порочащие честь и достоинство гражданина, деловую репутацию организации.
Юридическое значение документу придает его содержание, из которого следует, что документ удостоверяет какие-либо факты, затрагивающие права и интересы граждан и юридических лиц. Свидетельствуя верность данной копии, нотариус не удостоверяет фактов, изложенных в данном документе, а лишь дает подтверждение соответствия реквизитов и текста копии реквизитам и тексту ее оригинала.
Таким образом, документ в понимании нотариуса, это информация на бумажном носителе, затрагивающий права и создающий обязанности лица, имеющий определенный набор реквизитов. Например: печать, подпись, данные организации, от имени которой он исходит, угловой штамп, номер, дата, данные лица, на имя которого выдан документ, номер бланка, регистрационный номер и другие.
В качестве объектов свидетельствования могут быть самые различные документы. Во-первых, официальные документы, выданные различными организациями. К ним относятся разнообразные справки, свидетельства, аттестаты, дипломы, протоколы, уставы, решения, заключения. Во-вторых, частные документы, исходящие от граждан, например, различные заявления, коммерческая переписка сторон гражданско-правового договора и т.д. В соответствии со ст.78 Основ, верность копии документа, выданного гражданином, свидетельствуется нотариусом в тех случаях, когда подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, учреждения, организации по месту работы, учебы или жительства гражданина.
Кроме свидетельствования копии документа в целом, может быть засвидетельствована верность выписки из него, но только в том случае, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. В этом случае нотариусу предъявляется подлинник документа, а также копии первой страницы документа, содержащей реквизиты документа, последней страницы и интересующие страницы. В качестве примера можно привести выписку из трудовой книжки или выписку из устава юридического лица.
Стоит отметить, что подобная практика не распространяется на паспорт гражданина. Зачастую граждане просят заверить лишь интересующие их первые страницы паспорта. Свидетельствовать верность выписки из паспорта, содержащей только часть сведений о личности гражданина, представляется недопустимым ввиду нарушения в этом случае целостности всего документа (паспорта), удостоверяющего личность гражданина.
Для нотариального свидетельствования верности копии с документа в нем не должно быть подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений. В том случае, если документ имеет неясный текст ввиду наличия каких-либо недочётов, не позволяющих прочесть все в нем написанное в первоначальном начертании, залит чернилами, краской, исполнен карандашом, изложен на нескольких листах, не пронумерованных и не скрепленных (не прошитых) надлежащим образом, нотариус обязан отказать в совершении нотариального действия по свидетельствованию копии с этого документа, так же как и в случаях невозможности прочитать текст печати при нечетком, смазанном или стертом оттиске.
Есть ряд документов, копии с которых не подлежат свидетельствованию. В частности, документы, в которых имеется прямое указание на то, что они не подлежат копированию, медицинские документы, которые содержат информацию о психических и других заболеваниях, документы с грифом секретности, дипломы об образовании, на которых нет регистрационного номера, подписей должностных лиц или есть только подпись; документы, составленные за границей РФ и не легализованные в соответствии с требованиями международных договоров и др.
При нотариальном удостоверении копии документа нотариус сначала выясняет, нет ли в законе запрещения свидетельствовать копию с данного документа, затем проверяет соответствие документа требованиям законодательных актов, надлежащее оформление документа. Нотариус должен удостовериться в том, что на документе отчетливо видны штамп и печать организации, дата выдачи документа, подписи лиц, что нет никаких неоговоренных исправлений, а также подчисток, что документ выдан правомочным на то учреждением. И только установив полное соответствие копии документа с подлинником, нотариус свидетельствует верность копии.